Jak wybrać program do fakturowania

Niezbędnym elementem w prowadzeniu każdej firmy jest wystawianie faktur. Posiadanie dobrego programu do fakturowania ułatwi życie małym firmom, lekarzom czy nawet rolnikom. W internecie można znaleźć wiele programów online.
Wybierając program do fakturowania warto sprawdzić, czy posiada on magazyn, JPK, GUS, bazę danych, logo firmy, podzieloną płatność, odwrócone obciążenie.
Programy do faktur dostępne online to programy udostępniane firmom, wystawiającym swoim klientom faktury VAT, paragony, rachunki lub też inne dokumenty księgowe. Firmy te mogą dzięki nim samodzielnie wygenerować faktury dla klienta. Programy online przydadzą się szczególnie w małych firmach, nie korzystających z programów magazynowych.
Osobom posiadającym sklep i wiele kategorii produktów poleca się wybór programu do magazynowania, umożliwiającego wystawianie faktur. Może to być program: Subiekt GT, Comarch ERP, Sap lub Symfonia. Są one przeznaczone dla dużych firm handlowych.
Prowadząc natomiast małą firmę i szukając taniego rozwiązania warto wybrać jeden z następujących programów: inFakt, Fakturowania, Faktura XL, iFirma, Chmura Faktur. Można spotkać się tam z atrakcyjnymi promocjami, prostym interfejsem lub też różnymi opcjami dodatkowymi.
11 rzeczy, na które należy zwrócić uwagę wybierając program do faktur
Przy wyborze programu warto zwrócić uwagę na następujące kwestie ważne z punktu widzenia przedsiębiorcy:
1. Automatyczne uzupełnianie danych klienta
Przy każdorazowym wystawianiu faktury należy wprowadzić dane kontrahenta. Odręczne ich wpisywanie zajmuje na pewno wiele czasu. Program do faktur powinien mieć możliwość pobierania danych klienta (nazwę firmy, adres, numery urzędowe) po wpisaniu numeru NIP, KRS lub REGON. Program pobiera te informacje z systemu GUS.
2. Edytowanie faktur
Czasem niestety mogą zdarzyć się błędy podczas wystawiania faktur. Dlatego właśnie dobry program do fakturowania musi mieć możliwość edycji wystawionych faktur. Opcja taka może przydać się szczególnie początkującym przedsiębiorcom.
3. Limit wystawiania faktur
Bardzo często darmowe wersje programów posiadają limit ilości faktur w danym miesiącu. Warto o tym pamiętać. Z reguły wystawić można od 3 do 10 faktur w wersji bezpłatnej.
4. Wystawianie różnego typu dokumentów
Przy wyborze programu warto sprawdzić, czy ma on również opcję wystawiania innych rodzajów dokumentów. Powinien mieć możliwość wystawianie faktury marży, korygującej, zaliczkowej, proformy a także paragonów i rachunków. Jest to szczególnie korzystne przy prowadzeniu działalności nierejestrowanej.
5. Intuicyjna obsługa
Program do wystawiania faktur online musi być prosty w obsłudze. Poruszanie się po nim powinno być intuicyjne, bez konieczności uczenia się i szkoleń. Odnalezienie właściwej funkcji nie powinno zabierać dużo czasu.
6. Automatyzm w wysyłaniu faktur
Programy do faktur dla małych firm często stwarzają szansę automatycznego wysyłania dokumentów. Wystawiając fakturę online przedsiębiorca może kliknąć w przycisk wysyłający powstały dokument do klienta. Fakturę można również wydrukować i wysłać tradycyjną pocztą.
7. Cena programu
Korzystanie z programów do wystawiania faktur online nie jest drogie. Średnio zapłacić trzeba od 8 do 12 zł netto na miesiąc. Nie jest to wygórowana kwota.
8. Faktury w obcym języku i z obcą walutą
Czasem przedsiębiorca musi wystawić fakturę klientowi zagranicznemu. Program online powinien więc stwarzać możliwość zmiany języka oraz szansę wyboru waluty.
9. Połączenie programu z innymi aplikacjami
Przydatną opcją jest integracja programu do wysyłania faktur online z bankiem lub ze sklepem internetowym. Ułatwi to prowadzenie strony www firmy, a tym samym zaoszczędzi czas przedsiębiorcy.
10. Dodatkowe możliwości
Większość programów do fakturowania posiada wersję Premium. Przedsiębiorca ma wtedy możliwość np. dodania logo lub pieczątki firmy na dokumencie. Ważna jest też opcja wystawiania faktur za pomocą smartfona. Spotkać się można także z opcjami takimi jak: własna domena, konto dla klientów, drukowanie etykiet, personalizacja wydruku faktur, faktury cykliczne.
11. Pomocny i dostępny support
Początkujący przedsiębiorcy często potrzebują wsparcia na etapie poznawania programu. Możliwość taką daje support, czyli ludzie do obsługi klienta. Warto sprawdzić, w jakich godzinach pracuje support danej firmy.